IPC : Comment accélérer et sécuriser le processus contractuel ?

Créé en 2016, IPC est le Centre Technique Industriel dont l’expertise est dédiée à l’innovation plastique et composite en France. L’activité de recherche de l’entreprise se mobilise autour de 3 axes stratégiques : l’économie circulaire, l’industrie du futur et les produits à haute valeur ajoutée.

Chaque année, l’entreprise gère des centaines de contrats et se confronte à différents enjeux, communs à toutes les directions juridiques : la rigueur réglementaire, l’efficience du processus de gestion et la centralisation des données essentielles.

Nadège Imbert, directrice juridique d’IPC retrace les grands jalons du projet qu’elle porte depuis près de 3 ans : digitaliser la gestion des contrats, de façon sécurisée et efficace. 

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Comprendre les enjeux contractuels d’IPC 

IPC en bref 

IPC est l’un des 12 centres techniques Industriels qui exercent une mission d’intérêt général. Il s’agit à la fois : 

• d’une structure de recherche dans la filière des matières plastiques ;
• d’une organisation qui propose divers services aux entreprises.

Fort de son réseau d’experts et de ses 5 sites répartis sur le territoire, IPC a pour ambition de diffuser l’innovation auprès des 400 TPE et PME de la plasturgie. 

Aujourd’hui, IPC c’est : 

• 160 collaborateurs ;
• +50% du CA dédié à la R&D ;
• 6 domaines d’expertise.

Les enjeux stratégiques de Nadège Imbert, directrice juridique d’IPC 

Nadège Imbert est directrice juridique d’IPC. Accompagnée de 2 juristes, elle a pour mission de prodiguer des conseils avisés en droit des affaires aux entreprises de la filière. Ses objectifs ? Les conseiller, limiter les risques et sécuriser la relation commerciale. 

Très impliquée sur le volet opérationnel, Nadège a lancé en 2022, un chantier dédié à la digitalisation des processus juridiques. Ce projet s’articule autour de 3 thématiques : 

1. L’automatisation des contrats 
2. La gestion électronique des documents 
3. La signature électronique 

Elle revient sur ses motivations : 

« La crise du Covid et les confinements m’ont fait prendre conscience de l’urgence de la digitalisation pour la fonction juridique. Comme la plupart de mes homologues, j’ai été confrontée à la poursuite de l’activité, à la mise en place et à la gestion du travail à distance. » 

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Comment Gino accompagne la direction juridique d’IPC ? 

Le CLM, la solution pour gérer le cycle de vie d’un contrat 

Au lancement de ce nouveau chantier, Nadège Imbert découvre le marché français des éditeurs de logiciels juridiques et rencontre plusieurs prestataires potentiels. 

Après avoir longuement étudié les démonstrations auprès de 3 acteurs majeurs du marché, elle retient la solution de Gino Legaltech. Dès l’adoption, le CLM (Contrat Life Cycle Management) est déployé auprès d’une vingtaine d’utilisateurs au sein des services juridiques et opérationnels d’IPC (achats, ressources humaines, commercial). 

L’enjeu : faciliter l’ensemble des actes opérés sur les 600 contrats gérés chaque année par l’entreprise.  

Pourquoi IPC a fait confiance à Gino ? 

Gino est une solution CLM qui permet d’automatiser et d’optimiser chaque étape de cycle vie d’un contrat ou d’un document. De la rédaction jusqu’au suivi de son exécution, la puissance de l’IA permet de gagner un temps considérable sur toutes les tâches chronophages. 

En seulement quelques mois, Gino permet à IPC de : 

• Centraliser, organiser et attribuer tous les contrats et documents utiles à l’organisation de l’entreprise.
• Sécuriser la rédaction, accroître la fiabilité des infos et harmoniser les processus de gestion interne. «Dans ce contexte, je devais réfléchir à l’optimisation de la production sans rogner sur la sécurité juridique ainsi qu’à l’organisation d’un classement et d’un archivage efficace.»
• S’équiper d’une solution intuitive et performante pour automatiser la gestion des contrats, intégrant nativement une signature électronique française.
• Réduire le temps de gestion des contrats en offrant plus d’autonomie aux utilisateurs finaux.

Nadège revient sur les premiers mois la collaboration :

« J’ai trouvé chez Gino une solution de CLM performante et qui répond à toutes les attentes de la société, de l’automatisation des contrats à leur gestion. L’utilisation est vraiment intuitive et facile d’accès ! »

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Adoption de Gino : les résultats observés chez IPC

Le CLM a été progressivement déployé chez IPC. L’équipe de support Gino est mobilisée pour faciliter l’implémentation de la solution, à chaque étape du cycle de vie. 

Sofia Kazakova, responsable juridique chez IPC, nous explique ce qui l’a convaincu chez Gino :

« On a choisi Gino, aussi parce que la plateforme est intuitive, accessible et que tout est bien expliqué. J’accorde une grande importance à l’accompagnement de l’éditeur au moment de l’implémentation. L’équipe Gino est vraiment à notre écoute, c’est ce qui a fait pencher la balance. »

En fin de processus, la production de contrats est désormais couplée avec l'outil de signature électronique Universign. Gino Legaltech intègre toutes les fonctionnalités de l’outil de signature dans sa solution : les contrats sont automatiquement historisés, classés et archivés avant d’être envoyés aux signataires. 

Concrètement, Gino Legaltech permet aujourd’hui de : 

1. Éviter les erreurs, coquilles et doublons résiduels résultant des multiples copier-coller ;
2. Réduire de 80% le temps de contractualisation sur les séquences d’envoi, de contre-signature et d’archivage. 

Sofia explique : « Gino n’est pas seulement une solution d’automatisation chez nous, c’est véritablement un levier de collaboration en interne, utilisé par tous les départements. »

Le petit plus ? L’adoption de Gino Legaltech permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs en matière de réduction de la consommation de papier et d’optimiser la gestion du courrier. Un pari gagnant pour IPC !

Gino Legaltech a complètement intégré la routine des collaborateurs d’IPC. Nadège et son équipe consacrent peu de temps à la gestion des contrats et peuvent se consacrer à d’autres missions stratégiques. Côté maintenance et actualisation, Gino est à la pointe :  

« J’organise un retour d’expérience tous les 6 mois pour faire le point sur les bonnes pratiques et astuces, présenter les dernières innovations de l’outil. La solution évolue en effet régulièrement, avec de nouvelles fonctionnalités à découvrir ! »

Envie d’en savoir plus sur le CLM? N’hésitez pas à nous contacter pour une démo gratuite  !