METRO France : 4 minutes pour compléter, valider et faire signer un contrat

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METRO, c’est le trait d’union entre la production française et les professionnels de la restauration. 9 000 collaborateurs, 99 halles-magasins, 5 milliards d’euros de chiffre d’affaires : depuis quelques années, l’entreprise est en pleine transformation.

Pour Fanny Menia, Directrice Juridique Adjointe, l’enjeu était clair : accompagner cette croissance sans devenir un frein. Face à l’explosion du volume contractuel, l’équipe juridique devait industrialiser ses process.

« Notre objectif, c’était d’être vraiment au rendez-vous et de suivre le train du business. »

La solution ? Transformer la gestion contractuelle de l’entreprise avec Gino. 

Quand 28 000 contrats par an saturent l’organisation

Le contexte du marché ne laisse pas de place à l’approximation : 30 % des contrats traités par les directions juridiques sont désormais plus fournis et complexes qu’auparavant. Dans le même temps, 95 % des directions juridiques anticipent une digitalisation accrue dans les trois prochaines années. 

Pour METRO, les chiffres parlent d’eux-mêmes : 28 000 contrats par an à gérer pour seulement 15 juristes. Face à cette pression, trois obstacles majeurs bloquaient la croissance :

1. Manque de productivité : les juristes passaient un temps considérable sur des contrats récurrents. La surcharge était constante, les cycles de validation s’éternisaient.
   
   
2. Pilotage à l’aveugle : il n’y avait aucun indicateur pour piloter l’activité. Les échéances étaient manquées, les données inexploitées. Impossible de répondre aux questions stratégiques du COMEX.
   
   
3. Risque de non-conformité : contrôle des habilitations faible, traçabilité quasi inexistante. Dans un contexte réglementaire strict, la situation devenait intenable.

Pour Fanny Menia et son équipe, l’enjeu était clair : comment accompagner la croissance et la transformation de l’entreprise sans disposer des outils adaptés ? 

La direction juridique devait fluidifier et sécuriser les relations contractuelles, se positionner comme trait d’union entre les métiers et accroître l’autonomie des équipes opérationnelles. Et cela tout en assurant la conformité juridique. Sans les bons outils, cette ambition restait hors d’atteinte.

« On avait besoin d’une solution qui nous permette de centraliser et de donner de l’autonomie aux différents intervenants chez METRO sur la partie contractuelle. »

Face à ce constat, METRO décide de lancer un appel d’offres en 2022.

Pourquoi METRO a choisi Gino : 4 critères décisifs

Plusieurs grands acteurs sont étudiés. Quatre critères ont orienté le choix de METRO :

1. Simplicité : l’interface devait être claire et intuitive. Avec 1 427 utilisateurs aux profils variés à équiper, la prise en main devait être immédiate pour tous.
   
   
2. Complétude : METRO recherchait une solution couvrant l’intégralité du cycle contractuel : génération, workflows de validation, signature électronique et archivage, sans avoir à multiplier les outils.
   
   
3. Accompagnement : au-delà de la technologie, l’équipe juridique attendait un véritable partenariat : suivi quotidien, disponibilité des équipes et approche collaborative tout au long du projet.
4. Solution d’entreprise : lors des soutenances, des opérationnels non-juristes ont participé aux démonstrations. METRO cherchait une solution pour toute l’entreprise, pas uniquement pour la direction juridique.

« Si je devais recommander Gino, ce qui me viendrait à l’esprit, c’est la simplicité d’utilisation, la grande disponibilité des équipes et un très bel accompagnement au quotidien. », Fanny Menia

Un déploiement maîtrisé : de la direction nationale des ventes à toute l’entreprise

Le projet démarre en juin 2022. En 6 mois, METRO et Gino cadrent les besoins, paramètrent la solution et mettent en place les intégrations clés : connexion avec Docusign pour la signature électronique et interface avec la base clients pour le pré-remplissage automatique des informations contractuelles.

« On a mis en place des interfaces avec nos outils pour avoir une solution de bout en bout. Les informations se renseignent automatiquement. », Fanny Menia

En décembre 2022, la solution est déployée auprès de la Direction Nationale des Ventes, puis étendue aux RH en mars 2023.

Le déploiement s’étend ensuite progressivement en 2023 et 2024, dans les équipes Assurances, Sécurité et DSI.

Aujourd’hui, plus de 1 000 utilisateurs actifs utilisent Gino au quotidien.

Les résultats : rapidité, volume et adoption spontanée

Un commercial peut désormais compléter, valider et faire signer un contrat en 4 minutes, jusqu’à 10x moins de temps que précédemment.

« Cela offre une expérience sans couture à nos collaborateurs : compléter un contrat et le faire signer en quelques minutes. »

Cette efficacité se traduit directement dans les chiffres. Entre 2023 et 2024, METRO a augmenté de 193 % le volume de contrats générés. Ces gains se traduisent directement dans les performances de l’entreprise.

« Ça nous permettait d’avoir un outil d’archivage de toutes nos conventions et d’avoir un accès plus facile à tous nos contrats. » — Hortense Pauly, Juriste au pôle vente et opérations

Et le meilleur indicateur ? L’adoption s’est faite naturellement : des collaborateurs se sont manifestés spontanément auprès de l’équipe juridique pour accéder à Gino. Ils ont observé les gains chez leurs collègues et ont voulu en bénéficier à leur tour.

Ce qui change vraiment : la posture de la direction juridique

Ré-internalisation et autonomisation des équipes

Avec Gino, METRO a franchi un cap. La direction juridique est passée d’un mode réactif à un mode stratégique.

Concrètement, les juristes construisent maintenant des modèles intelligents qu’ils mettent à disposition des opérationnels. Les commerciaux répondent à un questionnaire adapté (convention commerciale, accord-cadre, etc.) et le document se génère automatiquement avec les clauses validées par la direction juridique. 

« Les workflows de validation garantissent que seules les versions validées juridiquement sont utilisées. », Hortense Pauly, Juriste droit des contrats

Ces modèles sont désormais centralisés dans une bibliothèque collaborative, normalisés et accessibles à tous. Chacun intègre des variables et des textes conditionnels qui s’adaptent selon les informations saisies. 

Et quand une clause doit être mise à jour, la modification s’applique à l’ensemble des documents concernés. Les bonnes pratiques se sont diffusées naturellement dans l’organisation.

Chaque contrat créé ou mis à jour alimente automatiquement le référentiel contractuel, ce qui permet de produire des rapports instantanés et fiables. La direction juridique bénéficie ainsi d’une visibilité consolidée sur l’activité, les échéances et les volumes traités par service.

Libérés des tâches répétitives, les 15 juristes de METRO peuvent donc se concentrer sur l’accompagnement opérationnel, les sujets stratégiques et les dossiers complexes.

« Gino nous a permis de réinternaliser les domaines que nous sous-traitions. C’est vraiment un gain de temps pour les équipes comme pour nous. », Fanny Menia

Une fonction juridique qui devient un acteur business

L’accès en temps réel aux données contractuelles a permis de répondre à des questions opérationnelles et commerciales qui étaient impossibles à documenter auparavant : délais de traitement, contrats bloquants, volumes par segments, accélération ou ralentissement des cycles.

Les juristes disposent désormais de tableaux de bord dédiés qui facilitent l’analyse des volumes, des délais et des risques, et rendent ces informations exploitables par les opérations comme par le management.

Ces informations alimentent les prévisions, les décisions d’allocation de ressources et les arbitrages avec les équipes ventes, achats et finance. La direction juridique renforce ainsi sa crédibilité auprès du COMEX en apportant des données objectivées sur les cycles contractuels et leur impact business.

Une gouvernance structurée pour sécuriser et accélérer

Les workflows de validation ont été entièrement structurés :

• validations séquentielles ou simultanées selon les typologies de contrats ;
• validations conditionnelles en fonction des montants, clauses ou risques ;
• délégations automatiques en cas d’absence ;
• suivi en temps réel des actions en cours.

Des alertes automatiques notifient les échéances et les validations à effectuer, limitant les oublis et sécurisant l’ensemble du cycle contractuel. 

L’historique des approbations, la traçabilité complète et le contrôle des habilitations ont permis de formaliser une gouvernance contractuelle solide, partagée avec les opérationnels.

Prochaine étape : 2 000 utilisateurs et l’IA au service de la négociation

Étendre l’usage à toute l’organisation

METRO ne compte pas s’arrêter là. L’adoption réussie de Gino a prouvé sa valeur, et l’entreprise veut aller encore plus loin.

D’ici fin 2025, l’objectif est d’atteindre les 2 000 utilisateurs actifs à travers toute l’organisation. Cela signifie étendre l’usage de Gino à de nouvelles directions, mais aussi approfondir les usages dans les équipes déjà utilisatrices.

Accélérer grâce à l’IA générative

Au-delà du nombre d’utilisateurs, METRO explore de nouvelles fonctionnalités pour gagner encore en performance. L’équipe juridique teste actuellement le module IA générative, qui promet d’automatiser des tâches encore plus complexes. 

Une démarche d’amélioration continue

En parallèle, METRO optimise la négociation collaborative pour fluidifier les échanges avec les partenaires externes et accélérer la finalisation des contrats.

Pour METRO, Gino n’est pas un outil qu’on déploie et qu’on oublie. C’est une plateforme qui évolue avec les besoins de l’entreprise.

« Nous avons vraiment trouvé un équilibre entre autonomie des équipes, sécurité juridique et efficacité opérationnelle. Aujourd’hui, la plateforme évolue avec nos besoins. Ce n’est pas un projet figé, mais un chantier continu qui accompagne notre transformation. », Fanny Menia

En deux ans, METRO France a transformé sa fonction juridique en profondeur. La direction juridique a gagné en rapidité, en autonomie et en visibilité. Les équipes opérationnelles disposent d’un cadre fiable et uniformisé, et les juristes peuvent désormais se concentrer sur les enjeux à forte valeur ajoutée.

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Avec la montée en puissance des usages et l’arrivée de l’IA générative, METRO dispose aujourd’hui d’un levier solide pour accélérer ses performances dans la durée.

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Le résultat ? Une direction juridique qui ne subit plus, mais qui pilote.

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