Comment Bretagne Next simplifie la gestion de ses contrats exposants avec Gino

Bretagne Next accompagne les entreprises bretonnes dans leur participation à des salons professionnels et instruit les demandes d'aide de la Région Bretagne.

Pour simplifier ce processus mêlant contractualisation commerciale et instruction d'aides publiques, l'agence s'appuie sur Gino LegalTech pour automatiser la collecte des informations, centraliser les échanges et générer les contrats sans ressaisie.

Les chiffres clés du projet :

• 0 ressaisie des données collectées côté juridique
• Plus de 30 données recueillies auprès de chaque exposant
• 3 formulaires réunis dans un seul parcours d'inscription

Bretagne Next : accompagner les entreprises bretonnes sur les salons professionnels

Bretagne Next est une agence de développement économique qui organise la participation collective d'entreprises bretonnes à des salons professionnels. Son rôle ne se limite pas à la gestion des inscriptions : elle assure également l'instruction des demandes d'aide de la Région Bretagne, permettant aux entreprises éligibles de bénéficier de tarifs réduits. Chaque inscription implique ainsi plusieurs parties prenantes, des conditions commerciales propres à chaque salon et des démarches administratives spécifiques.

Le défi : simplifier un processus d'inscription complexe et variable

Pour chaque salon, Bretagne Next doit gérer des offres, des tarifs et des options de participation différents, tout en tenant compte de l'éligibilité éventuelle des exposants aux aides régionales. Le processus nécessite également de collecter de nombreuses informations auprès des entreprises, à travers trois formulaires distincts : inscription, critères d'éligibilité à l'aide régionale et déclaration de minimis.

« Outre un formulaire d'inscription, il faudra ajouter un formulaire portant sur les critères d'éligibilité à l'aide de la Région Bretagne + un formulaire de déclaration de minimis. »Philippe Revillon, Bretagne Next

L'enjeu pour Bretagne Next : fluidifier la collecte des informations tout en fiabilisant la génération des contrats et le traitement des dossiers.

L'agence recherchait donc une solution capable de :

• Permettre aux exposants de renseigner directement leurs informations, sans ressaisie par les équipes internes.
• Adapter les questionnaires en fonction des réponses et des conditions propres à chaque salon.
• Préremplir les informations des exposants déjà connus.
• Générer automatiquement les contrats selon les offres et les aides applicables.
• Organiser un circuit de validation et de signature à plusieurs niveaux.

La solution : automatiser le parcours d'inscription avec Gino

Grâce à Gino, Bretagne Next peut organiser l'ensemble du processus, de la collecte des données à la préparation du contrat, à partir d'un parcours centralisé.

1. Une collecte des informations directement auprès des exposants

Avec la fonctionnalité de saisie collective de Gino, l'équipe Bretagne Next invite chaque exposant à compléter directement les informations nécessaires à son inscription. L'exposant reçoit un questionnaire personnalisé et renseigne lui-même les données relatives à son entreprise, ses contacts, sa formule de participation, ses attestations et son signataire. Plus de 30 informations peuvent ainsi être collectées en une seule fois, sans que les équipes juridiques aient à les ressaisir. L'équipe Bretagne Next conserve une visibilité sur l'avancement des réponses et peut relancer les participants si nécessaire.

2. Des formulaires adaptés à chaque situation

Les questionnaires conditionnels de Gino permettent d'adapter le parcours aux spécificités de chaque salon et au profil de l'exposant.
Les trois formulaires nécessaires, inscription, éligibilité à l'aide régionale et déclaration de minimis, sont intégrés dans un parcours unique, dont les questions évoluent selon les réponses fournies.
Les données collectées peuvent ensuite être réutilisées pour générer automatiquement les documents contractuels adaptés à chaque situation.

3. Un processus contractuel structuré jusqu'à la signature

Une fois les informations recueillies, le dossier suit un circuit de traitement défini :

1. L'exposant effectue sa demande d'inscription.
2. Un contrat est préparé automatiquement selon le salon et la formule choisie.
3. L'équipe Bretagne Next instruit le dossier et vérifie les conditions d'éligibilité à l'aide régionale.
4. Le contrat de réservation est finalisé, avec ou sans tarif réduit, selon la décision.
5. Le document suit un circuit de signature à plusieurs niveaux avant la facturation.

Les réponses collectées sont conservées dans une liste de questions-réponses, permettant de retracer les informations utilisées pour constituer le dossier.

Les résultats : moins de ressaisie, des contrats fiabilisés et un parcours simplifié

En s'appuyant sur Gino, Bretagne Next structure un processus qui mobilise à la fois ses équipes internes et les exposants.

0 ressaisie côté juridique‍

Les informations sont collectées directement auprès des exposants et réutilisées pour préparer les contrats.

Plus de 30 données centralisées

Les informations nécessaires à l'inscription sont recueillies dans un questionnaire structuré.

3 formulaires réunis en 1 parcours

L'inscription, la vérification de l'éligibilité et la déclaration de minimis sont intégrées dans une même expérience.

Une traçabilité des informations

Les réponses sont conservées et peuvent servir de justificatifs dans le cadre de l'instruction des aides régionales.

En centralisant les données et en automatisant la préparation des documents, Gino permet à Bretagne Next de simplifier la gestion de ses contrats exposants et de sécuriser la circulation des informations, de leur collecte jusqu'à la contractualisation.

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