SHV Energy : comment transformer les emails des traders en contrats de vente, sans ressaisie

‍Chez SHV Energy, les contrats de vente spot commencent par un email. Grâce à Gino, les informations négociées par les traders sont extraites pour alimenter automatiquement les contrats, sans modifier les habitudes des équipes commerciales. La direction juridique peut ainsi se concentrer sur la vérification, la validation et la négociation des accords.

Le contexte : des contrats de vente construits à partir des échanges des traders

Acteur du secteur de l’énergie, SHV Energy commercialise notamment du gaz et des matières premières. Dans le cadre de ses activités, les équipes de trading négocient des opérations de vente avec leurs contreparties.

Chaque transaction repose sur plusieurs paramètres essentiels : le produit concerné, les volumes, le prix, les dates et les conditions de livraison. Une fois ces éléments négociés, le trader transmet un récapitulatif par email à la direction juridique, chargée de préparer le contrat de vente correspondant.

Ce fonctionnement présente un avantage : il s’intègre naturellement aux pratiques des traders, qui peuvent continuer à négocier et à communiquer par email. Mais il crée aussi une étape de traitement manuel pour l’équipe juridique.

Pour chaque opération, la juriste doit reprendre les informations contenues dans le message, les reporter dans le bon modèle contractuel et vérifier leur cohérence avant de lancer la négociation du contrat.

Le défi : fiabiliser la création des contrats sans changer les habitudes des traders

Dans le négoce de matières premières, les informations contractuelles sont particulièrement sensibles. Une erreur de saisie sur un prix, une date ou un port de livraison peut avoir des conséquences importantes.

Or, les récapitulatifs envoyés par les traders ne suivent pas nécessairement un format standardisé. Les données sont présentes dans le corps des emails, mais doivent être identifiées, interprétées et reportées dans les documents contractuels.

À cette ressaisie s’ajoute la nécessité de sélectionner le bon modèle de contrat selon l’Incoterm applicable, c’est-à-dire les conditions de livraison convenues entre les parties.

Enfin, lorsque le contrat repart en négociation, les échanges peuvent se disperser entre plusieurs emails et versions de documents. Retrouver le lien entre les conditions commerciales initialement négociées et le contrat final devient alors plus complexe.

L’enjeu pour SHV Energy était donc double : réduire les manipulations manuelles et sécuriser la préparation des contrats, sans imposer de nouvel outil ni de nouvelles contraintes aux traders.

La solution : faire de l’email du trader le point de départ du contrat

Avec Gino, SHV Energy a mis en place un processus dans lequel les informations contenues dans le récapitulatif du trader servent directement à préparer le contrat de vente.

Le principe est simple : les traders continuent d’envoyer leurs emails comme auparavant, tandis que la direction juridique dispose d’un environnement structuré pour exploiter les données et générer les documents contractuels.

Extraire les informations commerciales directement depuis l’email

Lorsqu’un trader transmet les conditions d’une opération, son email est enregistré au format PDF puis importé dans Gino, au sein du dossier correspondant.

La juriste lance ensuite une extraction des données à partir d’une configuration adaptée aux contrats de vente spot. Gino identifie les informations utiles à la préparation du contrat, notamment les dates, le type de gaz, le prix, le port de livraison ou encore le client concerné.

Ces données sont présentées à la juriste pour vérification. Des listes de référence, notamment pour les ports et les clients, permettent de signaler les valeurs qui nécessitent une attention particulière.

L’automatisation ne remplace pas le contrôle juridique : elle évite à la juriste de rechercher et de recopier manuellement chaque information. Celle-ci conserve la responsabilité de vérifier et de valider les données avant leur utilisation dans le contrat.

Générer le bon contrat à partir des données validées

Une fois les informations contrôlées, la juriste peut créer le contrat directement depuis le dossier de l’opération.

Gino s’appuie sur les modèles contractuels de SHV Energy, organisés selon les Incoterms applicables. Les données extraites de l’email viennent automatiquement alimenter les champs du modèle sélectionné.

Le questionnaire de génération est ainsi prérempli avec les informations déjà disponibles. La juriste n’a plus qu’à compléter les éventuels éléments manquants avant de produire le document.

Cette approche permet de conserver les modèles et les règles contractuelles propres à SHV Energy, tout en réduisant les interventions manuelles nécessaires à la préparation de chaque contrat.

Centraliser la négociation et conserver le lien avec l’accord initial

La création du contrat ne marque pas la fin du processus. Le document peut ensuite entrer dans son cycle habituel de revue et de négociation au sein de Gino, avec la possibilité de travailler dans Word lorsque cela est nécessaire.

L’email d’origine et les documents contractuels restent rattachés au même dossier.

La direction juridique dispose ainsi d’un point d’accès commun pour retrouver les conditions commerciales transmises par le trader, les informations utilisées pour préparer le contrat et les différentes étapes de son traitement.

Cette continuité facilite le suivi des opérations et la traçabilité entre l’accord commercial initial et sa formalisation contractuelle.

Les bénéfices : moins de ressaisie, plus de contrôle et une meilleure traçabilité

Pour SHV Energy, le premier bénéfice réside dans la réduction des tâches manuelles. Les informations déjà communiquées par les traders n’ont plus besoin d’être ressaisies dans les modèles Word. Elles sont extraites, contrôlées puis réutilisées pour générer le contrat.

Cette automatisation contribue également à fiabiliser la préparation des documents. En limitant les recopies successives et en s’appuyant sur des listes de référence, le processus réduit les occasions d’introduire des erreurs et facilite l’identification des données à vérifier.

La direction juridique gagne aussi en fluidité. Au lieu de repartir d’un modèle vierge, elle travaille à partir d’un contrat alimenté par les informations disponibles et peut consacrer davantage de temps à l’analyse des conditions, aux points de vigilance et à la négociation.

Enfin, la centralisation des documents améliore la traçabilité. Le récapitulatif commercial et le contrat restent accessibles dans un même dossier, ce qui permet de retrouver plus facilement le contexte de chaque transaction.

Et surtout, ces améliorations ne reposent pas sur un changement des pratiques côté trading. Les équipes continuent de négocier leurs opérations et d’envoyer leurs récapitulatifs par email. C’est le traitement juridique qui évolue.

Ce que montre le projet SHV Energy

Le cas SHV Energy illustre une approche pragmatique de l’automatisation contractuelle : plutôt que de demander aux équipes métier d’adopter un nouveau processus, il est possible de partir de leurs pratiques existantes pour structurer et fiabiliser le travail juridique.

L’email, souvent considéré comme un point de friction dans la gestion des contrats, devient ici une source d’informations directement exploitable.

Le résultat : une chaîne plus fluide entre la négociation commerciale et la production du contrat, dans laquelle l’automatisation prend en charge la ressaisie et laisse à la direction juridique la maîtrise des validations et des décisions.

Vos contrats commencent eux aussi dans une boîte mail ?

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