Comment Sonova a divisé par trois le temps consacré à ses contrats

Comment Sonova a divisé par trois le temps consacré à ses contrats grâce aux envois en masse

Chaque année, Sonova renouvelle près de 900 contrats commerciaux, dont près de 600 pour une seule marque. Tous étaient créés, envoyés et suivis manuellement, un par un.

Résultat : une période de janvier-février particulièrement chargée, un risque d'erreurs important et très peu de temps pour les autres missions de l'équipe.
Pour absorber cette montée en charge, Sonova a repensé tout son processus contractuel avec Gino.

Le défi

Le processus reposait sur :

• des fiches de négociation Excel remplies par les commerciaux ;
• une création manuelle de chaque contrat ;
• un envoi individuel en signature électronique via DocuSign.

Avec près de 900 renouvellements, cette méthode n'était plus viable.

"On ne pouvait plus continuer comme ça, ça devenait trop chronophage et le risque d'erreur était trop important."

La solution mise en place avec Gino

Avec l'accompagnement des équipes Gino, Sonova a :

• revu et standardisé ses modèles de contrats ;
• automatisé toutes les variables (remises, paliers, clauses, conditions commerciales...) ;
• préparé un fichier Excel unique contenant toutes les données contractuelles ;
• utilisé la fonctionnalité Lots pour générer et envoyer des dizaines de contrats en quelques minutes.

Aujourd'hui, il suffit d'importer le fichier Excel dans Gino, de lancer la production en masse, de contrôler les contrats générés puis de les envoyer directement en signature électronique.

Les résultats

Le changement est immédiat.
Le temps nécessaire pour produire un contrat est passé de 7 à 8 minutes à environ 3 minutes, soit un temps de production divisé par trois.
Cette rapidité a également permis aux clients de recevoir leurs contrats beaucoup plus tôt. Le taux de signature est passé de 60 % à près de 78 % sur la même période.
En parallèle, Sonova a pu verser les remises de fin d'année près d'un mois plus tôt qu'auparavant. 

"À la fin février, toutes les remises de fin d'année étaient payées, alors que l'année dernière nous allions jusqu'au début avril."

Un projet construit avec les équipes Gino

Au-delà de l'outil, Sonova souligne l'accompagnement de Gino tout au long du projet : ateliers de travail, formations, points hebdomadaires et assistance lors de la mise en place des modèles et des automatisations.

"On s'est vraiment senti accompagné."

L'objectif n'était pas simplement de déployer un logiciel, mais de construire un processus durable que l'équipe est aujourd'hui capable de faire évoluer en toute autonomie.

“L'outil correspond vraiment à notre métier. Aujourd'hui, notre process est en place et nous savons le faire évoluer en autonomie.”

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