Comment Boulanger a repris la main sur ses contrats

Retrouver un contrat signé. Connaître ses conditions de réversibilité. Savoir quand il se reconduit. Chez Boulanger, ces questions simples n'avaient pas de réponse simple.

Lors d'un atelier business de l'événement Together for Legal, le 24 juin, Thomas Cosnuau, Responsable Juridique Pôle Juridique Affaires / IT & DATA chez Boulanger, et Charline Mainguet, Chief Client Officer chez Gino Legaltech, ont expliqué comment Boulanger a repris la main sur sa gestion contractuelle : le choix d'un CLM, le déploiement, l'adhésion des équipes.

Le point de départ : des contrats dispersés

Chez Boulanger, les contrats du pôle achats étaient rangés par année sur un drive. Dans le reste de l'entreprise, chaque équipe gérait les siens. Pour retrouver un contrat, il fallait se tourner vers la personne qui l'avait géré.

Avec des contrats qui pèsent plusieurs millions d'euros, l'enjeu était clair : savoir où se trouve chaque contrat, quelle est sa date, comment le résilier, comment récupérer les données avec la clause de réversibilité.

La direction a alors autorisé le juriste à regarder ce qui existait sur le marché.

Un CLM est un projet d'équipe, pas l'achat d'un outil

Un CLM structure toute une direction juridique. Il embarque beaucoup de monde : les achats, la DSI, la direction générale. C'est souvent le plus gros projet de la direction juridique.

Les questions qui se posent ne portent pas seulement sur le logiciel. Elles portent sur l'humain et la conduite de projet : comment former les autres, comment organiser les validations, comment construire le business case.

Chez Boulanger, tout était à construire : sans outil, il n'existait pas de workflow de validation, donc pas de process défini. Il a fallu tout reconstruire.

« c'est plein de questions qui ne sont pas liées à l'[outil], mais qui sont liées à la gestion de l'humain, la gestion de projet autour de ça. »

Charline Mainguet, Chief Client Officer chez Gino Legaltech

Un accompagnement qui avance au rythme des équipes

Un outil qui n'est pas paramétré reste une coquille vide. La première étape a donc été la formation : plusieurs matinées pour prendre l'outil en main et faire des tests.

Ce n'est pas un éditeur qui met la solution en place. Ce sont les membres de la direction juridique qui se l'approprient, avec un partenaire qui explique, conseille et partage ce qu'ont fait d'autres clients.

La reprise de l'historique a demandé d'aller chercher les contrats auprès des différentes directions. Elle a pris de mars à juin.

Côté Gino, un projet d'implémentation suit plusieurs étapes :

• des ateliers pour montrer comment les fonctionnalités s'appliquent au cas d'usage ;
• du temps pour que le client digère, confronte l'outil à ses process, revienne avec ses demandes ;
• la reprise de l'existant et, selon les cas, des interfaces avec les CRM ou les ERP ;
• le déploiement auprès des opérationnels, puis le suivi du taux d'adoption.

Durée moyenne : 4 à 5 mois. Elle varie avec la taille de la direction et le nombre de modèles à construire.

L'adoption se prépare dès l'avant-vente

La direction juridique choisit souvent l'outil. Les opérationnels, eux, le découvrent. C'est là que l'adhésion se joue.

Chez Gino, on traite ce point en amont : identifier des champions dans l'équipe, et faire entrer d'éventuels détracteurs dès les premiers ateliers. Ils donnent leur avis, et deviennent des relais.

Pour que chacun se sente en confiance, la formation s'appuie sur un scénario par métier. Chacun sait quel chemin prendre dans l'outil, et personne ne se retrouve seul face à lui.

Déléguer aux équipes sans perdre la main

Avant, tout passait par le juridique. Désormais, une partie des contrats est décentralisée, à commencer par la DSI.

Le principe : le responsable remplit un questionnaire dans Gino, et le contrat se génère. Le juriste n'intervient plus. Même logique pour les NDA : les opérationnels y ont accès et les produisent eux-mêmes.

Côté DSI, l'adhésion a été immédiate. Les équipes n'ont plus besoin d'aller dans le contrat : elles répondent à des questions, et le contrat se génère.

L'IA renforce ce cadre. Le juriste pose ses règles contractuelles. L'outil compare le contrat à ces règles, et l'opérationnel voit tout de suite ce qui ressort en rouge, ou en vert. Cela suppose d'avoir d'abord défini ses guidelines dans l'outil, pour que l'IA sache comment réagir.

Négocier sans forcer le partenaire

Chez Boulanger, les échanges internes continuent de passer par la suite Google. Gino y est compatible. La négociation interne garde donc ses outils, et le contrat reste suivi dans la plateforme.

Tout est tracé. Chaque version est conservée et comparable. Thomas Cosnuau raconte avoir comparé deux versions (V7 et V8) en un clic, avec un tableau des suppressions, ajouts et changements. Son partenaire lui avait renvoyé une ancienne version par erreur. Il l'a vu très vite.

Et le partenaire n'est pas obligé d'entrer dans l'outil.

Aujourd'hui, les chiffres sont là. Lors d'un séminaire, Thomas Cosnuau a pu présenter des KPIs : le nombre de contrats négociés au premier semestre, le temps passé à négocier, le temps de réponse du partenaire. Des éléments pour justifier le travail de la direction juridique auprès de la direction.

À quoi ressemble un déploiement réussi ?

Un déploiement réussi ne se mesure pas au jour de la mise en service. Il se mesure à ce que les équipes en font ensuite.

Vos contrats sont-ils retrouvables sans la personne qui les a signés ?‍ Chacun sait-il quel est son chemin dans l'outil ?