Gino a depuis plusieurs mois enrichi son offre de CLM en proposant un module de négociation dénommé ‘NEGO’. Ce module permet aux utilisateurs de Gino de collaborer et d’échanger des commentaires sur un même document avec une contrepartie externe ou interne à leur entreprise.

 

UPDATA : la mise à jour automatisée de la base de données contractuelles

Chaque acte produit par Writer (le module de génération de documents de Gino) est automatiquement associé à un fichier qui contient toutes les données propres au contrat concerné, la liste des questions/réponses (« LQR* »)

Cette LQR, consultable à l’écran et imprimable, contient le nom de chaque variable utilisée pour éditer l’acte et la valeur correspondante

Liste de Questions Réponses

Cette LQR est un outil très efficace, qui trouve une large utilisation :

  • vérification rapide et efficace des données du contrat en vue de sa validation et de sa signature
  • génération d’alertes rappelant les moments, pendant l’exécution du contrat,  auxquels une action est souhaitable
  • enrichissement de la base des données contractuelles en vue de toute recherche ou analyse
  • consultation rapide, à tout moment, des données du contrat

Mais, si lors de la négociation du contrat, des modifications lui sont apportées, non en utilisant Writer, mais en modifiant directement son texte dans Word, la LQR risque de ne plus refléter les données réelles du contrat.

Le module Updata permet alors de mettre à jour les données du contrat dans la LQR.

Updata génère un ‘compare’ entre le dernier état du contrat (dans sa version à signer) et la dernière version du contrat produite par Writer (celle reflétée dans la LQR).

 

Automatiquement, Updata :

  • recherche pour chaque variable contenue dans la LQR si sa valeur a évolué
  • valide les variables dont la valeur est inchangée
  • remplace la valeur des variables modifiées et les propose à l’utilisateur pour confirmation
  • par la présentation du ‘compare’, permet à l’utilisateur de voir toutes les modifications apportées à la rédaction du contrat

Updata permet ainsi d’automatiser la mise à jour de la LQR, qui est indispensable pour l’intégrité du système.  

 

A vous de jouer !

 Restez à l’affût de nos évolutions produits, une série de développements enrichit progressivement nos modules et intègre de plus en plus d’Intelligence Artificielle. Des tutoriels à jour sont à tout moment à la disposition de l’ensemble de nos clients. 

 

* Pour mémoire, sur Gino le terme ’LQR’ signifie Liste des Questions Réponses : il correspond au document automatiquement généré lors de la rédaction d’un contrat et reprenant ses données contractuelles sous forme de tableau. Le CLM Gino conserve l’ensemble des données des ‘LQRs’ pour une gestion optimale de l’exécution des contrats et peut aussi transmettre ces données via API pour intégration au SI du client. 

 

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